Fórmula IF THEN en Excel: Cómo crearla y usarla

¿Qué es la Fórmula IF THEN?

La fórmula IF (en español, SI) es una de las funciones más poderosas y útiles de Excel. Permite realizar evaluaciones lógicas y tomar decisiones automáticamente en función de los resultados de esas evaluaciones. El formato básico de la función es:

=IF(condición, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Esto significa que Excel evalúa la condición: si se cumple, devuelve el valor_si_verdadero; si no, devuelve el valor_si_falso.

Estructura de la función IF

Argumentos de la función

• Condición: Es la evaluación lógica que realizarás. Puede ser una comparación entre valores, como A1 > B1.
• Valor_si_verdadero: Es el regreso que realizará si la condición es verdadera.
• Valor_si_falso: Es el regreso que realizará si la condición es falsa.

Ejemplo Práctico

Supongamos que en la celda A1 tienes un número. Queremos saber si es mayor a 10. La fórmula sería:

=IF(A1 > 10, "Mayor que 10", "Menor o igual a 10")

Si el valor en A1 es 15, la celda donde escribiste la fórmula mostrará “Mayor que 10”. Si el valor es 8, mostrará “Menor o igual a 10”.

Combinación de IF con otras funciones

Uso de AND y OR en IF

Para realizar evaluaciones más complejas, Excel permite combinar la función IF con AND (Y) y OR (O).

La función AND permite evaluar múltiples condiciones al mismo tiempo. La fórmula se vería así:

=IF(AND(condición1, condición2), valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Ejemplo:

=IF(AND(A1 > 10, A1 < 20), "Entre 10 y 20", "Fuera de rango")

Con esta fórmula, si A1 tiene el valor 15, la celda mostrará “Entre 10 y 20”. Si A1 es, por ejemplo, 25, mostrará “Fuera de rango”.

La función OR permite que al menos una de las condiciones evaluadas sea verdadera. La estructura es:

=IF(OR(condición1, condición2), valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Ejemplo:

=IF(OR(A1 < 10, A1 > 20), "Fuera de rango", "Dentro del rango")

Si A1 tiene el valor 5, la celda mostrará “Fuera de rango”. Si A1 es 15, mostrará “Dentro del rango”.

Anidamiento de IF

El anidamiento de la función IF permite evaluar múltiples condiciones dentro de una misma fórmula.

Ejemplo de Anidación

Imaginemos que quieres clasificar las notas de los estudiantes:

=IF(A1 >= 90, "Sobresaliente", IF(A1 >= 70, "Bueno", IF(A1 >= 50, "Suficiente", "Insuficiente"))) 

Esta fórmula clasificará al alumno según su nota. Si A1 tiene 85, aparecerá “Bueno”. Si tiene 45, mostrará “Insuficiente”.

Errores comunes

• Omitir comillas en texto: Siempre que uses texto, recuérdalo entre comillas.
• No cerrar paréntesis: Asegúrate de que cada función IF tenga su respectivo cierre.
• Usar referencias incorrectas: Asegúrate de que las celdas referenciadas son las correctas.

Formateo de resultados

Cuando uses la función IF, considera que los valores de retorno pueden ser textos, números o incluso otras fórmulas. También es posible aplicar formatos condicionales a los resultados para destacar visualmente la información.

Prácticas recomendadas

• Dale un uso lógico a la función IF, evitando anidamientos excesivos que pueden dificultar la lectura.
• Comenta tus fórmulas para que otros usuarios (o tú mismo) entiendan el propósito.
• Realiza pruebas de diferentes escenarios para asegurarte de que la fórmula devuelve el resultado esperado.

Clasificación de datos

Imagina que necesitas clasificar las ventas de un equipo. Puedes usar:

=IF(B1 >= 1000, "Meta alcanzada", "Meta no alcanzada")

Así, si en B1 está 1200, tendrás “Meta alcanzada” como resultado.

Calificaciones con más de dos criterios

También puedes usar la función IF para mostrar diferentes descripciones según un rango:

=IF(A1 >= 90, "Excelente", IF(A1 >= 70, "Bueno", IF(A1 >= 50, "Regular", "Reprobar"))) 

Las decisiones informadas en Excel son fundamentales al presentar datos. La función IF permite la automatización de ciertos procesos, facilitando a los usuarios la interpretación de datos sin necesidad de revisar manualmente. El uso de IF en tablas de datos puede hacer que un análisis de rendimiento sea más directo y claro.

Visualización de datos

Al implementar la función IF, ten en cuenta que se pueden generar gráficos y visualizaciones basados en los resultados que se obtengan. Por ejemplo, clasificar información financiera en un gráfico dinámico puede facilitar el análisis en tiempo real.

Uso en tableros de control

La función IF se puede integrar en un dashboard o tablero de control para ayudar a gerentes y decisores a analizar rápidamente el rendimiento de KPIs o métricas clave. Esto proporciona una visión clara y accesible para la toma de decisiones.

Otras funciones relacionadas con IF

SI.ERROR

En combinación con IF, la función IFERROR se puede utilizar para manejar errores en fórmulas:

=IFERROR(fórmula, valor_si_error)

Esto asegura que en lugar de mostrar errores en tu hoja de cálculo, tendrás un valor alternativo, facilitando la lectura de datos.

Funciones de búsqueda

Además, se pueden combinar con funciones como VLOOKUP o INDEX y MATCH para obtener datos relacionados basados en condiciones específicas.

Limitaciones de la función IF

• El número máximo de anidaciones será de 64 en versiones recientes de Excel, lo que puede complicar el análisis de datos.
• El uso excesivo de funciones IF puede ralentizar el rendimiento de hojas de cálculo grandes.

A continuación, se presentan algunos ejercicios prácticos para ayudarte a dominar la función IF en Excel. Trata de resolverlos y verifica tus respuestas utilizando la función IF.

Ejercicio 1: Evaluación de ventas

Tienes los datos de ventas de un equipo en la columna A. Escribe una fórmula en la columna B que clasifique las ventas como «Bajo», «Promedio» o «Alto» en función de las siguientes reglas:

• Menos de 500: «Bajo»
• Entre 500 y 1500: «Promedio»
• Más de 1500: «Alto»

=IF(A1 < 500, "Bajo", IF(A1 <= 1500, "Promedio", "Alto"))

Ejercicio 2: Resultado de examen

Imagina que en la celda A1 tienes la nota de un examen. Crea una fórmula para clasificarla como A, B, C o F según el siguiente criterio:

• A: 90 y más
• B: 80 a 89
• C: 70 a 79
• F: Menos de 70

=IF(A1 >= 90, "A", IF(A1 >= 80, "B", IF(A1 >= 70, "C", "F"))) 

Ejercicio 3: Verificación de edad

En la celda A1, escribe una edad y utiliza una fórmula para determinar si la persona es «Menor de edad» o «Mayor de edad».

=IF(A1 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")

Ejercicio 4: Cálculo de bonificación

En la columna A, escribe el salario de los empleados. En la columna B, quieres determinar si reciben una bonificación del 10% o no, según si su salario supera los 3000. Escribe la fórmula en la columna C para calcular la bonificación:

=IF(A1 > 3000, A1 * 0.10, 0)

Ejercicio 5: Días de la semana

Si en la celda A1 se coloca un número del 1 al 7, crea una fórmula que devuelva el día de la semana correspondiente («Lunes», «Martes», etc.). Si el número es menor que 1 o mayor que 7, devuelve «Número no válido».

=IF(A1=1, "Lunes", IF(A1=2, "Martes", IF(A1=3, "Miércoles", IF(A1=4, "Jueves", IF(A1=5, "Viernes", IF(A1=6, "Sábado", IF(A1=7, "Domingo", "Número no válido")))))))

Practicar el uso de la función IF es fundamental para entender cómo funcionan las evaluaciones lógicas en Excel. Estos ejercicios te ayudarán a familiarizarte con diferentes escenarios en los que se puede aplicar la función, facilitando así el uso de Excel para la toma de decisiones y análisis de datos. ¡Buena suerte!